Makalah Personel kantor

BAB I PENDAHULUAN

A.Latar Belakang

Organisasi sebagai kesatuan yang dinamis merupakan alat untuk mencapai tugas pokok. Bagaimanapun tegasnya tujuan yang digariskan, bila tidak didukung oleh ketetapan sasaran, baik yang berupa fasilitas maupun personal (pegawai) maka tetap saja tujuan tersebut tidak mempunyai arti apa-apa atau tidak bermakna.Tanpa unsur manusia sebagai personel maka tujuan organisasi yang telah ditentukan tidak akan tercapai sebagaimana yang diharapkan.

Kerjasama tidak akan terwujud, dan alat-alat merupakan benda mati serta waktu akan terbuang percuma. Jadi unsur manusia sebagai personel kantor merupakan unsur manajemen kantor yang sangat penting diperhatikan, karena tanpa adanya personel dalam kantor maka unsur yang lainnya tidak akan berarti apa-apa, dan sekalingus dikantor itu tidak akan ada kegiatan. Unsur personel dalam kantor merupakan salah satu komponen yang sangat penting dalam sebuah organisasi, oleh karena itu personel kantor harus memiliki bakat dan juga keahlian yang sesuai dengan keperluan kantor yang bersangkutan agar langkah untuk mencapai tujuan yang diinginkan oleh kantor tersebut dapat berjalan dengan lancer. Jadi, untuk itu kami kelompok II akan membahas mengenai “PERSONEL KANTOR”.

B.Batasan Masalah

Mengingat keterbatasan waktu dan dana yang dimiliki penulis maka dalam makalah ini penulis membatasi masalah yang akan dibahas hanya pada masalah-masalah yang berhubungan dengan Pengertian personel kantor, tugas dan tanggung jawab personel kantor serta syarat – syarat seorang personel kantor.

C.Rumusan Masalah

Dalam hal ini kami ingin membahas lebih jauh mengenai berbagai macam hal yang berkaitan dengan personel kantor diantaranya adalah sebai berikut :

1.Apa itu personel kantor ?

2.Bagaimana tugas dan tanggungjawab seorang personel kantor ?

3.Syarat – syarat apa yang harus dipenuhi untuk menjadi seorang personel kantor ?

D.Tujuan Penulisan

Adapun tujuan penulisan makalah yang berjudul “Personel Kantor” adalah:

1.Untuk mengetahui apa sebenarnya yang dimaksud dengan personel kantor.

2.Untuk mengetahui bagaimana bentuk dari tugas serta tanggungjawab dari seorang personel kantor.

3.Untuk mengetahui berbagai macam syarat yang harus dipenuhi oleh seseorang untuk dapat menjadi seorang personel kantor.

  BAB II

PEMBAHASAN

A.Pengertian Personel Kantor

Apakah personel (pegawai) kantor itu ? Kita sering mendengar istilah pegawai negeri, pegawai swasta, pegawi tetap, pegawai honorer, dan sebagainya. Kesemuanya itu memiliki arti yang sama namun objeknya berbeda.

1.Pegawai negeri sipil (PNS) adalah pegawai yang telah memenuhi syarat yang ditentukan, diangkat oleh pejabat yang berwenang dan diserahi tugas dalam suatu jabatan negeri, atau diserahi tugas negara lainnya, dan digaji berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku dengan kata lain pegawai yang bekerja di instansi – instansi pemerintah dan digaji oleh pemerintah.

Berdasarkan Undang Undang Nomor 8 Tahun 1974 dan Undang Undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang pokok-pokok kepegawaian dinyatakan bahwa pegawai negeri terdiri dari:

a.Pegawai Negeri Sipil (PNS)

b.Anggota Tentara Nasional Indonesia (TNI) c.Kepolisian Negara Republik Indonesia

Pegawai Negeri Sipil (PNS) terdiri dari:

a.Pegawai Negeri Sipil Pusat

√Pegawai Negeri Sipil yang gajinya dibebankan pada Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN) dan bekerja pada Departemen, Lembaga Non Departemen, Kesekretariatan Lembaga tertinggi/Tinggi Negara, dan kepaniteraan pengadilan.

√Pegawai Negeri Sipil Pusat yang diperbantukan atau dipekerjakan pada daerah otonom. √Pegawai Negeri Pusat Pusat yang berdasarkan suatu peraturan perundang-undangan diperbantukan atau dipekerjakan pada badan lain, seperti perusahaan umum, yayasan, dan lain-lain.

√Pegawai Negeri Sipil Pusat yang menyelenggarakan tugas negara lain, seperti hakim pada pengadilan negeri, pengadilan tinggi, dan lain-lain.

b.Pegawai Negeri Sipil Daerah

Pegawai Negeri Sipil yang bekerja di daerah otonom seperti daerah provinsi/kabupaten/kota dan gajinya dibebankan pada Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (APBD) dan dipekerjakan pada pemerintah daerah maupun dipekerjakan di luar instansi induknya.

2.Pegawai Swasta adalah pegawai yang bekerja diluar instansi pemerintah, yaitu di perusahaan swasta dan digaji oleh perusahaan atau kantor yang bersangkutan. 3.Pegawai Tetap adalah pegawai yang sudah memiliki status, gaji dan tunjangan tetap, baik di instansi pemerintahan maupun perusahaan.

4.Pegawai Honorer adalah pegawai yang belum memiliki status gaju dan tunjangan tetap. Baik bekerja di instansi pemerintahan maupun swasta.

Dari keterangan diatas tadi maka dapat disimpulkan bahwa yang disebut dengan personel atau pegawai kantor adalah keseluruhan orang yang bekerja pada suatu kantor tertentu. Dengan kata lain personel kantor adalah orang yang mendapatkan imbalan , gaji, tunjangan atas pekerjaannya baik dari pemerintah maupun swasta.

Mengenai pengertian personel kantor ini dapat dilihat dari berbagai sudut diantaranya, sebagai berikut :

1.Personel kantor sebagai tenaga substansi dalam instansi Substansi sama dengan institusi atau lembaga. Substansi ini ada kaitannya dengan jabatan, yaitu tugas, kedudukan, tanggungjawab, wewenang, dan hak dalam rangka susunan satuan organisasi. Jadi personal kantor sebagai tenaga substansi adalah keseluruhan orang-orang yang bekerja dalam organisasi dan menduduki suatu jabatan dalam pekerjaannya.

Adapun dua macam jabatan , yaitu jabatan struktural dan jabatan fungsional. a.Jabatan Struktural , yaitu jabatan yang secara tegas ada dalam struktur organisasi b.Jabatan Fungsional, yaitu jabatan yang tidak jelas disebutkan atau digambarkan dalam struktur organisasi, tetapi jabatan itu harus ada karena fungsinya memungkinkan kelancaran tugas organisasi itu.

Dibawah ini merupakan nama jabatan struktural dan fungsional dalama lingkungan pendidikan.

a.Jabatan struktural di Perguruan Tinggi terdiri dari :

•Guru Besar

•Rektor Kepala

•Rektor

•Rektor Madya

•Rektor Muda

•Asisten Asli

•Asisten Muda

bJabatan Struktural di SD, SLTP, SMU, dan SMK terdiri atas :

•Pengawas

•Kepala SMU

•Kepala SLTP

•Pemilik SD

•Kepala SD

c.Jabatan Fungsional guru terdiri dari :

•Guru Utama

•Guru Utama Madya

•Guru Utama Muda

•Guru Pembinan Tingkat 1

•Guru Pembina

•Guru Dewasa Tingkat 1

•Guru Dewasa

•Guru Madya Tingkat 1

•Guru Madya

•Guru Muda Tingkat 1

•Guru Muda

•Guru Pratama Tingkat

1 •Guru Pratama

2.Personal kantor sebagai tenaga administrasi

Administrasi merupakan suatu proses kerja sama di antara sekelompok orang untuk mencapai tujuan. Karena administrasi berkaitan proses maka personel sebagai tenaga administrasi berkaitan dengan personal sebagai tenaga pelaksanan dan teknisi atau yang berhubungan langsung dengan proses pencapaikan tujuan.

Dengan kata lain personel sebagai tenaga administrasi adalah keseluruhan orang yang bekerja pada instansi yang bertugas sebagai tenaga teknis atau pelaksana kegiatan administrasi.

B.Tugas dan Tanggung Jawab Personel Kantor

Jenis dan besarnya suatu organisasi sangat menentukan tugas dan tanggung jawab personel kantor yang bersangkutan. Dalam sebuah organisasi kecil bisa jadi seluruh pekerjaan kantor diserahkan kepada satu sekretaris saja, sehingga ia mengerjakan berbagai macam tugas mengetik surat, mengarsip surat, mencatat pemasukan dan pengeluaran, membuat laporan, membayar gaji karyawan, menerima tamu, dan sebagainya. Sebaliknya. dalam sebuah organisasi yang besar mungkin pekerjaan kantor dibagi-bagi ke dalam unit-unit tersendiri dengan tim personel masing-masing yang memiliki tugas dan tanggungjawab berbeda-beda pula. Namun, berdasarkan cakupan pekerjaan kantor yang umum. dapatlah disebutkan beberapa tugas dan tanggung jawab personel kantor sebagai berikut :

1.Kepala kantor bertanggung jawab atas beresnya penyelenggaraan seluruh pekerjaan kantor. Tugasnya antara lain mengatur mekanisme kerja dan pembagian tugas di antar seluruh personel kantor mengawasi kebenaran, ketepatan, dan kerapian kerja para personel; mengurus pemenuhan perlengkapan kantor sesuai kebutuhan; dan sebagainya. 2.Petugas arsip bertanggung jawab atas pencatatan dan penyimpanan semua surat masuk dan keluar.

3.Pembuat surat bertanggung jawab atas pembuatan konsep surat keluar.

4.Penerima tamu bertanggung jawab alas pelayanan terhadap tamu dan menerima telepon.

5.Petugas keuangan/kasir bertanggung jawab atas pengelolaan kas dan pembukuannya secara cermat.

C.Syarat-Syarat Personal Kantor

Setiap personel kantor perlu memenuhi syarat-syarat sesuai dengan bidang tugas dan pekerjaannya. Secara umum, syarat-syarat personel kantor adalah sebagai berikut :

1.Syarat Pengetahuan

Personel kantor harus dapat melakukan penggolongan/klasifikasi berdasarkan kriteria tertentu. la perlu menguasai matematika sederhana, tata bahasa Indonesia, dan sebaiknya pula bahasa lnggris secukupnya. Syarat pengetahuan ini antara lain dapat dijamin, meskipun tidak selalu, oleh bekal pendidikan yang telah dicapai oleh personel yang bersangkutan, misalnya SLTP, SMU, SMK, diploma. atau sarjana.

2.Syarat Keterampilan

Sekurang-kurangnya personel kantor harus dapat membaca dan menulis dengan cukup baik. Keterampilan dasar lain yang umumnya dituntut juga adalah mengetik. Dengan berkembangnya teknologi. kemampuan menggunakan aplikasi komputer juga semakin banyak dituntut, khususnya aplikasi pengolah kata dan pengolah data. Selain itu, personel kantor perlu memiliki kemampuan melaksanakan pekerjaan secara cermat, teliti, dan berhasil, sesuai dengan standar atau prosedur yang telah ditentukan dalam bidangnya.

3.Syarat Kepribadian

Kepribadian setiap orang tentu saja unik dan berbeda-beda. Akan tetapi, ada unsur-unsur sikap yang umum. yang idealnya dimiliki oleh personel kantor, yakni :

Loyalitas, yaitu kesetiaan terhadap organisasi dan pekerjaannya;

Dapat menyimpan rahasia, terutama karena pekerjaannya banyak berkaitan dengan informasi-informasi penting dan rahasia perusahaan;

Ketekunan dan kerajinan;

Kerapian.

4.Perangkat Kerja Personel Kantor

Agar personel kantor dapat menjalankan tugasnya dengan sebaik mungkin dan sesuai dengan tujuan yang hasil diharapkan, mereka perlu diberi perlengkapan kerja yang memadai, antara lain meja, lemari arsip, kursi, alat tulis, mesin tik, komputer, kop surat, formulir-formulir, korektor (tipp-ex), penjepit kertas, stapler, buku agenda, penggaris, dan sebagainya.

Sebaiknya juga disediakan berbagai pedoman untuk dijadikan rujukan pada saat personel kantor menjalankan tugasnya. Beberapa pedoman tugas personel kantor yang biasanya diperlukan adalah:

Bagan organisasi;

Tugas-tugas pekerjaan;

Tugas-tugas kerumahtanggaan

Tata cara menelepon;

Tata cara pelayanan tamu;

Contoh-contoh bentuk surat dan memo;

Daftar penyimpanan semua berkas beserta letaknya;

Daftar alamat dan nomor telepon karyawan dan relasi;

Peraturan keamanan dari perusahaan;

Prosedur mengurus perjalanan dan penginapan di hotel:

Jadwal rapat/pertemuan dan prosedur pengurusannya;

Prosedur pengunlisan pengeluaran uang;

Prosedur pemesanan perlengkapan barang;

Pedoman tata bahasa dan penggunaan tanda baca.

Dengan perlengkapan yang memadai dan dengan berbagai pedoman yang praktis itu, personel kantor mengetahui persis apa yang harus dilakukannya dan bagaimana menjalankannya dengan cara sebaik mungkin.

 

BAB III

PENUTUP

A.Kesimpulan

Personel atau pegawai kantor adalah keseluruhan orang yang bekerja pada suatu kantor tertentu. Dengan kata lain personel kantor adalah orang yang mendapatkan imbalan , gaji, tunjangan atas pekerjaannya baik dari pemerintah maupun swasta

Unsur personel dalam kantor merupakan salah satu komponen yang sangat penting dalam sebuah organisasi, oleh karena itu personel kantor harus memiliki bakat dan juga keahlian yang sesuai dengan keperluan kantor yang bersangkutan agar langkah untuk mencapai tujuan yang diinginkan oleh kantor tersebut dapat berjalan dengan lancer. Berdasarkan cakupan pekerjaan kantor yang umum. dapatlah disebutkan beberapa tugas dan tanggung jawab personel kantor sebagai berikut :

1.Kepala kantor bertanggung jawab atas beresnya penyelenggaraan seluruh pekerjaan kantor. Tugasnya antara lain mengatur mekanisme kerja dan pembagian tugas di antar seluruh personel kantor mengawasi kebenaran, ketepatan, dan kerapian kerja para personel; mengurus pemenuhan perlengkapan kantor sesuai kebutuhan; dan sebagainya. 2.Petugas arsip bertanggung jawab atas pencatatan dan penyimpanan semua surat masuk dan keluar.

3.Pembuat surat bertanggung jawab atas pembuatan konsep surat keluar.

4.Penerima tamu bertanggung jawab alas pelayanan terhadap tamu dan menerima telepon.

5.Petugas keuangan/kasir bertanggung jawab atas pengelolaan kas dan pembukuannya secara cermat.

B.Saran

Mengingat pentingnya personel atau pegawai kantor dalam sebuah organisasi, kami dapat menyarankan agar setiap organisasi dapat menyeleksi personel – personel yang akan bekerja di organisasi tersebut dengan baik, sebab jalannya sebuah organisasi kedepannya tergantuk pada para personel kantor tersebut.

 

DAFTAR PUSTAKA

www.artikelk3.com

www.DatabaseArtikel.com

http://schizo-id.blogspot.com

www.managementaccountingsystems.com

www.websters-dictionary-online.org

makalahsaya.blogspot.com

manajemen-kantor2-salmia.blogspot.com